Gennemgå indkomne ansøgninger

Denne guide viser og forklarer, hvordan du gennemgår indkomne ansøgninger i dit back office-system.

LOG IND

Link til log ind: https://app.ofir.com/admin

Her kommer du til en log ind-side, hvor du skal indtaste e-mail og adgangskode. Har du mistet eller glemt din adgangskode, kan du nulstille den via knappen "Glemt adgangskode".

TILGÅ ANSØGERLISTE

Når du er logget på jeres back office-system, skal du klikke på "Jobliste" i venstremenuen, hvorefter du kommer til oversigten over din virksomheds job oprettet i ansøgersitet.

For at tilgå ansøgerlisten og dermed de indkomne ansøgninger, skal du klikke på  ikonet ud for det ønskede job.

Du kommer nu ind på ansøgerlisten, hvor du har mulighed for at:

• Se en samlet oversigt over alle ansøgere
• Se ansøgeres personlige oplysninger og medsendte dokumenter og/eller links
• Tilføje noter tilknyttet ansøgere
• Ændre status på ansøgere
• Sende beskeder (fx invitation til samtale eller afslag) til ansøgere

GENNEMGÅ ANSØGNINGER

Du har mulighed for at se en ansøgers personlige oplysninger og medsendte dokumenter og/eller links. Ved at klikke på en ansøgers navn, vil du blive præsenteret for ansøgerens "visitkort". Her kan du se ansøgerens personlige oplysninger som navn, telefonnummer, e-mail og evt. oplysninger om uddannelse og erhvervserfaring.

For at se ansøgerens medsendte dokumenter og/eller links, skal du under punktet "Filer og links" klikke på et af de synlige ikoner. Afhængig af formatet vil ikonet under "Filer og links" kunne se anderledes ud.

TILFØJ NOTE / ÆNDRE STATUS

Når du har gennemgået en ansøger er det nærliggende at tilføje noter samt ændre status på ansøgeren. På den måde får du et hurtigt overblik over relevansen af indkomne ansøgninger. For at gøre dette skal du lukke ansøgerens "visitkort", hvorefter du kommer tilbage til ansøgerlisten. Ud for den aktuelle ansøger kan du klikke på  ikonet for at tilføje en note (som udelukkende ses internt i systemet).

For at ændre status på en ansøger, skal du blot klikke på den aktuelle statusværdi (fx "Ny"). Herefter foldes en række nye mulige statusværdier ud, hvor du frit kan vælge den, der er mest relevant efter at have læst ansøgningen.

SEND BESKED

Fra ansøgerlisten har du også mulighed for at sende beskeder til en eller flere ansøgere (fx invitation til samtale eller afslag). For at sende en besked skal du markere den eller de ønskede ansøgere - herefter bliver knappen "Send besked" gjort aktiv. Når du klikker på "Send besked" får du mulighed for at vælge en skabelon.

Når du har valgt en skabelon bliver indholdet indlæst - både emnefelt og e-mail-tekst. Hvis du ønsker det, kan du ændre i emnefelt eller i indholdet inden du sender beskeden. Den ændrede besked kan du også gemme som en ny ekstra skabelon, så du fremadrettet har den oprettet i dit back office-system.

INFO: Skabeloner opsat i systemet er opbygget med variabler, så fx virksomhedens navn, annonceoverskrift og ansøgers navn automatisk bliver udfyldt ved afsendelse af en besked - også selv om du sender en besked (fx afslag) til flere ansøgere i én handling. Variabler er opsat "*XXXX*.

Når du er tilfreds med beskeden skal du nederst til højre klikke "Se e-mail". Herefter får du en forhåndsvisning af den aktuelle besked. I forbindelse med afsendelse af en besked kan du samtidig opdatere status på den eller de valgte ansøgere. Markér ud for "Opdater status til" og vælg relevant ny statusværdi.

For at sende beskeden skal du klikke "Ja, jeg vil gerne sende e-mail afsted".

INFO: Hvis du har markeret flere ansøgere at sende beskeden til, så vil det kun være navnet på den første ansøger, du vil kunne se i forhåndsvisningen - men bare rolig, når beskeden sendes vil navne blive flettet korrekt til modtagerne.

Når beskeden er blevet afsendt vil du komme tilbage til ansøgerlisten, hvor du nu vil kunne se, at:

• Status på den eller de valgte ansøgere er blevet opdateret
• Der ud for den eller de valgte ansøgere nu er tilknyttet et besked-ikon

Hvis du klikker på besked-ikonet ud for en ansøger, vil du have mulighed for at se indholdet af den besked, som der er sendt til ansøgeren.

Sender du flere beskeder til en ansøger, vil du under samme ikon have mulighed for at se alle beskeder afsendt til ansøgeren.

HJÆLP

Hvis du er i tvivl om, hvordan du gennemgår indkomne ansøgninger, er du velkommen til at kontakte vores support team, som med et smil altid er klar til at guide dig godt videre - se kontaktinfo her.